Cómo mantener abastecida a una ciudad flotante

La adquisición es un desafío para cualquier negocio.

¿La adquisición para abastecer a 25 “ciudades flotantes” que componen la flota de barcos en Carnival Cruise Line? Esos desafíos son extensivos y únicos, por mencionar solo algunas características. Con cada viaje, “entre 400 y 800 palés de mercadería se subirán al barco”, dice Scott Thompson, vicepresidente, cadena de suministro de Carnival Cruise Line. “Todo debe manifestarse, organizarse, entregarse y cargarse con una ventana de ocho horas para completar el tiempo de respuesta”.

A esto, hay que agregarle la increíble diversidad de productos requeridos para mantener un barco tan grande como lo es un crucero funcionando sin problemas. “Estamos trabajando con una inmensa cantidad de SKU: miles de miles, y puede volverse abrumador”, menciona.

Una operación de esta escala necesita soluciones de adquisición que se muevan al ritmo de la era digital. “Antes de utilizar Amazon Business, la palabra que hubiera usado es ‘frustrante’. Era un proceso muy manual, con mucho tráfico de correo electrónico y hojas de cálculo”, indica Thompson.

También significó ineficacias enormes, desde tener que generar documentos de recepción manual, escanera y enviar por correo electrónico comprobantes de pago de empaques, hasta encontrar al dueño adecuado para cada producto una vez a bordo. El largo proceso también llevó a niveles altos de existencias “por las dudas”: artículos que no solo ocupaban el valioso espacio del barco, sino que también quedaban supeditados a una degradación con el paso del tiempo, y que incluso tenían que descartarse antes de poder ser utilizados.

Entregar eficacia y visibilidad

En octubre de 2022, Carnival comenzó a trabajar con Amazon Business para redefinir los procesos de adquisición. Primero lo atrajo la amplitud del catálogo: Thompson dice que durante los primeros seis meses, Carnival pidió más de 6000 artículos únicos en 500 subgrupos diferentes de categorías de artículos. Pero junto a la propuesta de valor estaba la capacidad de Amazon Business de ayudar a automatizar la cadena de suministro de Carnival, particularmente en torno a artículos con gran volumen de transacción pero relativamente bajo costo.

Trabajando de manera directa con Amazon Business, Carnival creó un sistema en el cual se enviaban avisos de envío anticipado (ASNs, en inglés) directamente a la línea de crucero. Este registro digital puede transferirse a los barcos antes del envío del producto, para que el personal sepa qué se está por enviar y detecte y direccione fácilmente cada artículo hacia la persona o departamento indicados. “En vez de personas deambulando con documentos escaneados y copias, estamos leyendo los códigos de barra directamente de las cajas”, indica Thompson.

Y mediante la integración de Amazon Business con el módulo E-Business Suite iProcurement de Oracle, Thompson dice que identificar necesidades y adquirir los productos necesarios, lo que previamente era un proceso que llevaba un mes, puede completarse en tan solo algunas semanas. El tiempo de procesamiento de facturas de dos semanas se redujo a minutos, con aprobaciones electrónicas y entregas.

“Hemos dejado de hacer preguntas como si algo está disponible o no. Hay aprobaciones digitales, así que nadie tiene que preguntar nada por correo electrónico. Se evita todo ese trabajo extra no remunerado”. Mientras tanto, “el personal de los barcos informa que se redujo la cantidad de pedidos y que eso libera espacio valioso a bordo”.

Orden y limpieza

Como gran parte del trabajo de mantenimiento y reparación debe hacerse mientras el barco está en alta mar, Carnival tiende a hacer una parte importante de sus compras a través de Amazon Business para comprar artículos para reparar como piezas de máquinas de coser industriales utilizadas para reparar tapicería y otras telas. En este punto, la eficiencia de la adquisición con Amazon Business combina con la variedad del catálogo para abordar las necesidades significativas. “Pudimos encontrar piezas que de no haberlas encontrado hubiésemos tenido que desechar las máquinas”, indica Thompson.

Más equipos en uso significa una mejor experiencia para los invitados.

Thompson dice que la integración del punchout de Amazon Business con iProcurement de Oracle también proporciona una experiencia fluida para los compradores comerciales de Carnival. La visibilidad de gastos de Amazon Business y los controles le permiten al equipo de adquisición de Carnival empoderar a los empleados para que hagan elecciones de compra que se adapten mejor a sus necesidades. “Hemos elegido presentar una categorización de ‘bueno, mejor, lo mejor’ y permitirle a los operadores que tomen decisiones espontáneas para lo que necesitan”, indica. “Expandimos las posibilidades de toma de decisiones. Si el precio es de gran importancia, pueden elegir en función de ello. Si lo es la confiabilidad o la durabilidad, pueden elegir en base a ello. Ha sido de gran ayuda para la tasa de adopción de la compra integrada porque las personas tienen la confianza de saber que pueden obtener las herramientas que necesitan”.

Casi con un año de relación, Thompson está impresionado con las rápidas mejoras que hubo en las prácticas de adquisición en Carnival. Y como la relación es tan colaborativa, le entusiasman mucho las posibilidades de innovación continua, ya sea en una integración de datos más profunda o respecto de listas de piezas más complicadas.

Es emocionante, indica, la posibilidad de transformar verdaderamente los procesos críticos. “Ha sido realmente maravilloso trabajar con ellos”.

Publicado originalmente en Wall Street Journal.