5 maneras de administrar el flujo de efectivo: Edición para pequeñas empresas

Cuando se trata de impulsar el crecimiento de las pequeñas empresas, el flujo de efectivo es el gas que mantiene el automóvil en movimiento. Los aspectos básicos del flujo de efectivo son sencillos: evite que el tanque de gas se seque. Mantener un “tanque de gasolina lleno” implica vigilar de cerca el flujo de efectivo actual de su empresa, junto con la planificación del largo camino por delante.

Comience con estos cinco consejos para la administración inteligente del efectivo que ya está en el banco, el cobro eficiente de deudas y la planificación estratégica.   

1. Priorice su estado de flujo de efectivo

Cubrir los pagos, las deudas, las facturas y la nómina de los proveedores todos los meses depende de su capacidad para mantener el efectivo en la puerta y saber cuándo está por llegar. Su estado de flujo de efectivo proporciona la perspectiva exacta de cuándo y por qué el dinero entra y sale de su operación. Este documento es donde registrará las ventas en efectivo, el financiamiento de préstamos y otros saldos en efectivo, contabilizados contra los gastos mensuales. Idealmente, después de restar los gastos, aún tendrá dinero en el banco. Cuando su estado de cuenta muestra constantemente un flujo de efectivo positivo, puede contratar personal con más confianza, trasladarse a una nueva ubicación o actualizar el equipo.

Mantenerse al día con sus estados de cuenta mensuales de flujo de efectivo y construir una base de información histórica de flujo de efectivo facilita el seguimiento de sus hábitos de gasto. Tener esta historia también ayuda a proyectar el flujo de efectivo para el futuro, lo que hace que su negocio sea viable durante muchos años.

2. Optimizar cuentas por cobrar

Cuanto más corto sea el período entre el cierre de la venta y el cobro del pago, más mejorará su flujo de efectivo.

Audite su lista de cuentas. Identifique a los clientes que tienden a estar atrasados en los pagos de manera constante. Considere si es en el mejor interés de su empresa continuar extendiendo un crédito generoso a los pagadores tardíos; puede ser el momento de renegociar sus términos de pago.

Actualice sus registros. Consulte regularmente con los clientes para asegurarse de que tiene información de contacto actualizada, para que sus facturas no permanezcan en la bandeja de entrada de un gerente de Cuentas por Pagar que se ya no está.

3. Aproveche los plazos de pago extendidos

Mientras espera que se transfieran los pagos, aún necesita cubrir las compras y los suministros diarios de la empresa. Aquí es donde puede aprovechar el tiempo para su beneficio. Mediante el uso estratégico de plazos de crédito y pago extendidos, usted puede conservar el efectivo de hoy y retrasar el pago hasta que su estado de flujo de efectivo le muestre que es el momento adecuado para pagar.

• Utilice una línea de crédito para comprar ahora lo que necesita para mantener su empresa en funcionamiento y aproveche la ventaja de no tener intereses ni cargos en el pago. Pagar por factura de Amazon Business ofrece condiciones de pago de 30 días a organizaciones elegibles (los plazos de pago extendidos adicionales están disponibles con un plan de membresía de Business Prime elegible). 
• Considere solicitar una tarjeta de crédito comercial que ofrezca plazos de pago extendidos. La tarjeta American Express de Amazon Business ofrece pagos a 60 días en compras realizadas en Amazon Business, AWS, Amazon.com y Whole Foods Market en los EE. UU. Los titulares de tarjeta con membresías Prime elegibles reciben condiciones de pago de 90 días con la tarjeta de crédito American Express de Amazon Business Prime. Se aplican condiciones.
• A veces, vale la pena no demorarse. Si un proveedor ofrece un incentivo para cancelar su deuda con anticipación, aprovéchelo cuando pueda. Si no hay un incentivo establecido, pero tiene el dinero en efectivo para realizar el pago con anticipación, comuníquese con su deudor para tratar de negociar un descuento por pago anticipado.

4. Pulse en Precios exclusivos para empresas y descuentos

• Amazon Business: Los miembros tienen acceso a descuentos y ofertas exclusivos en millones de artículos.
• Entrega recurrente: Si constantemente necesita un artículo en particular, suscríbase a la entrega recurrente para entregas programadas automáticamente a un precio con descuento. 
• Descuentos por cantidad: Ahorre en millones de artículos elegibles. Hay descuentos por cantidad disponibles a partir de solo dos unidades en artículos seleccionados.

5. Mantenga una reserva de efectivo

La mitad de todas las pequeñas empresas mantienen un “amortiguador de efectivo” de menos de un mes, según un estudio realizado por el JPMorganChase Institute.¹ Esto significa que si se detuvieran todas las entradas de efectivo, estas pequeñas empresas se quedarían sin efectivo en menos de 30 días. En el mismo estudio, se estimó que un 25 por ciento de las pequeñas empresas se quedarían sin efectivo en menos de 13 días, si sus entradas se terminaban. 

Es un pensamiento desalentador, pero no tiene que ser la realidad de su negocio. Al considerar cómo gastar sus ganancias y hacer crecer su negocio, priorice la creación de su reserva de efectivo para proteger el negocio de las recesiones estacionales o cíclicas y las emergencias imprevistas.

Hacer que la administración del flujo de efectivo sea parte de su rutina diaria, semanal y mensual dará sus frutos cuando tenga suficiente capital para hacer realidad su próximo sueño de negocios. Comience hoy mismo con esta Hoja de cálculo de flujo de efectivo de 12 meses de SCORE, un socio de recursos sin fines de lucro de la Administración de Pequeñas Empresas de los EE. UU. 

^{1.       “Cash is King: Flows, Balances, and Buffer Days, Evidence from 600,000 Small Businesses.” https://institute.jpmorganchase.com/institute/research/small-business/report-cash-flows-balances-and-buffer-days.htm#finding-3}