Cuando las empresas de todo el mundo se vieron forzadas a participar en un experimento colectivo en el lugar de trabajo este año, las herramientas digitales llegaron al rescate, ayudando a los equipos a mantenerse conectados y obtener lo que necesitaban para seguir avanzando. Ahora, meses después, los líderes están aplicando las lecciones aprendidas con una visión más larga: replantearse los procesos heredados para poner a los empleados en primer lugar.

Comprar es un caso concreto. Cuando azotó la pandemia, las empresas de repente necesitaban suministros nunca antes requeridos, como TI para trabajar desde casa o equipo de protección personal para las personas en el sitio. Con los equipos descentralizados, los procesos de compra heredados no eran adecuados para el trabajo.

Las compras comerciales, que tradicionalmente dependen de sistemas manuales basados en papel, se han quedado rezagadas con respecto a la evolución digital de las compras personales, donde las personas están acostumbradas a las tiendas integrales con una amplia selección, experiencias personalizadas y opciones de automatización que ahorran tiempo. Un estudio de Salesforce descubrió que las expectativas entre empresas reflejan los estándares entre empresa y cliente. El ochenta y dos por ciento de los compradores comerciales encuestados quieren la misma experiencia que cuando compran para sí mismos.¹

Así es como dos compañías enfocadas en el crecimiento se vieron impulsadas por la pandemia para construir prácticas de compras digitales escalables que están transformando la experiencia de los empleados a largo plazo.

W2O quiere que los empleados compren en línea en el trabajo

Cuando W2O, el proveedor independiente líder de soluciones de marketing y comunicaciones impulsadas por análisis y habilitadas por la tecnología para el sector de la atención médica, hizo la transición de más de 1.400 empleados para trabajar desde el hogar, la compañía estaba en medio de un período de rápido crecimiento. Una de sus mayores preocupaciones fue la incorporación de nuevos empleados. ¿Cómo podrían darles a los nuevos empleados una transición perfecta y positiva al equipo en un entorno remoto?

Al comienzo de la pandemia, el heroico personal de TI convirtió sus apartamentos en centros de envío improvisados para atravesar la emergencia de los cierres de emergencia tempranos, cumpliendo con innumerables solicitudes de equipos del personal que estableció oficinas en casa por primera vez. Pero necesitaban una solución más escalable y a largo plazo.

La respuesta fue construir una tienda personalizada en Amazon Business para los nuevos empleados, con equipos, muebles y suministros preaprobados. Amazon Business es independiente de Amazon.com. Mientras que los compradores se benefician de las compras y entregas familiares a las que están acostumbrados en Amazon, Amazon Business adapta la experiencia a la compra para el trabajo, con selección relevante para el negocio, funciones de gestión como flujos de trabajo de aprobación, análisis de aprobación integrados y opciones de pago diseñadas para organizaciones.

Las nuevas contrataciones de W2O tienen acceso a la tienda personalizada antes de comenzar, por lo que pueden elegir, comprar y entregar a sus hogares todo lo que necesitan para comenzar a trabajar desde el primer día, un beneficio valioso ya que planean incorporar a unos 500 empleados nuevos por año.

La tienda de nuevos empleados tuvo tanto éxito que W2O decidió implementar una segunda tienda diseñada para permitir que los empleados actuales mejoraran su experiencia en el hogar con artículos como auriculares con cancelación de ruido, iluminación para videoconferencias o pelotas de ejercicios. La variedad de opciones ha sido el principal impulsor del éxito de la tienda. “La adopción fue fácil porque las personas sienten que están ‘yendo de compras’ por trabajo”, dice Carrie Galli, jefa de Crecimiento Organizacional y Planificación de W2O. “Y dado que todo en la tienda se encuentra en una ubicación preaprobada, los gerentes están recuperando el tiempo que solían pasar haciendo aprobaciones y procesando múltiples facturas, y se mantienen dentro del presupuesto”.

Las tiendas han dado a W2O una manera más simple, digital y basada en datos de cuidar a su personal, lo que permite a la compañía seguir avanzando y administrar el crecimiento a través de un período de cambios inesperados. “El apoyo que brindamos a nuestros clientes es cien por ciento digital, por lo que tiene sentido que hagamos lo mismo por nuestros empleados”, dice Galli.

The Service Companies empodera a los trabajadores esenciales

Sin embargo, no todos los trabajos se pueden hacer de forma remota. Una fuerza laboral en el sitio tiene sus propios desafíos. The Service Companies, un proveedor nacional de servicios de instalaciones integradas para limpieza, personal de alimentos y bebidas, y mantenimiento de sistemas de construcción, cuenta con miembros del equipo que trabajan en el lugar en todo el país.

Cada ubicación tiene necesidades de suministro únicas que, antes de la COVID-19, fueron manejadas por un gerente de adquisiciones local. La reestructuración en respuesta a la pandemia eliminó la gestión local, dejando las compras en manos de los trabajadores en el sitio. Greg Lush, director de innovación de The Service Companies, piensa que la innovación debería beneficiar a las personas en todos los niveles. Vio una oportunidad para empoderar a las personas que mejor conocen sus necesidades de suministro, pero sabía que se necesitaría una solución que se adoptara fácilmente para no quitarle al personal el tiempo que necesitaba para dedicar a otras tareas.

Las empresas de servicios implementaron Amazon Business para 5000 empleados en 94 ubicaciones. Ahora, en lugar de enviar solicitudes de compra a un gerente corporativo, el personal está facultado para pedir lo que necesita, en el acto, a Amazon Business.

El aumento de la eficiencia ha sido inmediatamente evidente. Exquisito: “Nuestro proceso pasado fue llamar a una persona de compras, explicar lo que necesitaba, esperar una respuesta, obtener un número de orden de compra, ordenar y enviar. Ahora, un par de clics y el artículo está en camino. Hemos reducido el tiempo de pedidos de 24 minutos a 2 minutos, y hemos reducido drásticamente el tiempo entre “necesitar” y “tener” de cuatro días a dos”.

Mientras que los trabajadores en el sitio obtienen más libertad y flexibilidad, los gerentes están aprovechando los controles detrás de escena para mantener el cumplimiento de los presupuestos y las políticas de compras. “Creemos que este producto les da a los gerentes y equipos del sitio el control directo de sus destinos. Están en el asiento del conductor, pero hemos definido el ancho de la carretera”, dice Lush.

Y en una industria que no es ampliamente conocida por la innovación técnica, el cambio está ayudando a The Service Companies a atraer talentos. “Para una empresa que emplea una fuerza laboral más joven y nativa en tecnología, las herramientas digitales son un diferenciador”, dice Lush.

Ya sea virtual o in situ, los líderes están aprovechando las herramientas digitales para brindarles a sus empleados una mejor experiencia. Como lo hacen, están desbloqueando el potencial de los empleados y adaptando las operaciones para el nuevo mundo laboral.

Simplifique sus prácticas de compra y mantenga a su organización conectada con soluciones de optimización de compras.

¹ Salesforce, “State of the Connected Customer”, segunda edición, 2018.

Esta historia fue producida por WIRED Brand Lab para Amazon Business.