Combinar la conveniencia, el valor y la selección de Amazon Business con una línea de crédito de Pagar por factura puede ayudar a las organizaciones a simplificar y optimizar las compras. Está disponible por invitación para clientes elegibles, no ofrece cargos por adelantado y no tiene intereses durante 30 días*, lo que da poder adquisitivo. Además, la línea de crédito ofrece varias características que funcionan a la perfección con Amazon Business.

Me gusta pensar que es una herramienta de administración y flujo de caja dentro de la caja de herramientas de compra de Amazon Business. Estas son cinco maneras en las que lo ayudará a obtener más de su cuenta.

#1 Establecer roles y permisos para satisfacer las necesidades comerciales

Amazon Business facilita a los administradores la tarea de agregar nuevos usuarios rápidamente y asignar roles, lo que establece límites en el acceso de usuario a la cuenta.

Revisemos algunos de los roles que son útiles para usar con Pagar por factura. Los administradores tienen acceso total a la cuenta de Amazon Business y a la línea de crédito Pagar por factura. Sin embargo, a diferencia de los administradores, los solicitantes solo pueden realizar pedidos, agregar métodos de pago y aprobar pedidos. Esa diferencia significa que el departamento de compras solo tiene acceso a las características que necesita y nada más.

Un administrador también puede asignar un rol especializado de Finanzas a los usuarios, lo que permite ver detalles de la cuenta como facturas, notas de crédito e historial de pedidos sin proporcionar acceso a la cuenta comercial completa. Por ejemplo, puede asignar un rol de Finanzas al especialista de cuentas por pagar, para que pueda manejar las preguntas de contabilidad.

Para agregar un nuevo usuario y asignar roles, seleccione Business settings (Configuraciones de negocios) en el menú desplegable, elija Add people(Agregar personas), ingrese la dirección de correo electrónico del nuevo usuario y asigne los roles.

#2 Crear plantillas de facturas personalizadas que se adapten a la organización

Mediante Pagar por factura, puede personalizar facturas para que se adapten a las necesidades de facturación de la organización. Por ejemplo, si la organización tiene múltiples direcciones de facturación, puede crear plantillas específicas para cada una de ellas y asignar esa plantilla a diferentes grupos dentro de la organización. Esta función puede ser útil para organizaciones con diferentes oficinas, diferentes escuelas dentro de un distrito o los centros de costos específicos dentro de la organización. Las plantillas personalizadas también permiten que la organización reciba facturas en PDF en diferentes direcciones de correo electrónico a fin de que los administradores de distintos grupos o ubicaciones reciban las facturas específicas para ellas.

Cualquier administrador puede crear una plantilla de factura. Para hacerlo, seleccione New invoice template (Nueva plantilla de factura) ubicada en la sección Pagar por factura de su cuenta.

También puede configurar la herramienta como una opción de pago predeterminada en sistemas de pago electrónico externos, como Coupa o Arriba. 

#3 Utilizar la facturación periódica para mejorar la flexibilidad

A diferencia de muchos métodos de compra, Pagar por factura permite a la organización recibir facturas consolidadas cada mes, cada dos semanas o cada semana.

Es posible que algunas organizaciones necesiten los detalles proporcionados por la facturación por pedido. Otros pueden valorar la conciliación simplificada que proporciona la facturación periódica, ya que les permite programar un pago único o personalizar cuando la organización recibe las facturas. Pagar por factura también permite separar facturas por grupo, número de orden de compra o ambos.

Independientemente de las necesidades, el servicio Pagar por factura tiene la flexibilidad de adaptarse a su forma de trabajar.

#4 Personalizar los controles de los miembros para garantizar el cumplimiento

Al configurar flujos de trabajo de aprobación, restringir categorías de productos y establecer productos preferidos, los administradores pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de compras en toda la organización. Este sistema automatizado simplifica el proceso de supervisión administrativa y aumenta la transparencia de la organización, al evitar que tenga que revisar el cumplimiento de cada compra, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.

La característica de Compra guiada de Pagar por factura permite establecer productos y proveedores preferidos por la compañía, controlar los gastos “no autorizados” y asegurarse de que los compradores tomen decisiones rentables. También ahorra tiempo a los compradores, para que puedan encontrar rápidamente lo que buscan, sin tener que recordar los números de modelo exactos o consultar una lista de productos aprobados. Los usuarios eligen entre las selecciones aprobadas a través de la visualización de mensajes mientras compran y realizan el pago.

A través de la característica de los grupos, los administradores pueden establecer políticas de compra guiada para las unidades de negocio, departamentos, ubicaciones o métodos de pago de una organización. Por ejemplo, puede permitir que el grupo de TI compre productos de la categoría “computadora portátil”, pero restringir a otros de realizar ese tipo de compra.

#5 Acceder a informes para revisar y conciliar facturas

Puede revisar y generar varios informes para facilitar la conciliación de facturas. En el análisis empresarial, puede crear un informe de órdenes para revisar detalles de facturas como el número de orden de compra, la identificación y el estado de la orden, así como el monto de la factura a pagar, la fecha de vencimiento de la factura y otros detalles. Simplemente establezca un rango de datos y descargue el archivo CSV.

También hay varias opciones disponibles de personalizar los informes a fin de que pueda centrarse en los detalles de compra que son más críticos para la organización. Y puede guardar estas personalizaciones para poder usarlas cada vez que acceda a los informes.

Para obtener ayuda adicional en la personalización de la cuenta, visite Business Account Help & Customer Service(Ayuda para cuentas comerciales y servicio al cliente).

*Términos estándar de 30 días. Con una cuenta Business Prime elegible, se encuentran disponibles términos de 45 y 60 días. Sujeto a aprobación de crédito.