Resumen

Chevron está adoptando la transformación digital como una forma de simplificar los procesos y permitir decisiones más rápidas. Esta transformación va más allá de la tecnología: se trata de identificar o crear soluciones que faculten a las personas a tomar decisiones mejores y más rápidas con el objetivo de impulsar el valor comercial y transformar la forma en que trabajan los empleados.

Una compañía de energía global y un pionero en el progreso

La organización de abastecimiento y cadena de suministro (P/SCM) de Chevron se apoyó en soluciones digitales para simplificar las actividades de adquisición y mejorar la experiencia general del cliente.

Un ejemplo de cómo Chevron simplifica la adquisición es la implementación de Amazon Business como opción para que los clientes internos compren suministros en ciertas categorías no esenciales, como los suministros de oficina. En un corto período, el uso de Amazon Business ha progresado para respaldar necesidades de suministro más importantes, como las de la categoría de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (Maintenance, Repair, and Operations, MRO), abastecer estaciones de servicio minoristas y proporcionar soluciones de continuidad de la empresa durante interrupciones inesperadas en la cadena de suministro.

Al igual que con muchas organizaciones empresariales, Chevron aprovecha diferentes tipos de sistemas de compra de materiales y servicios profesionales a escala global. Para optimizar su ecosistema de adquisiciones globales de $27,000 millones para estar más orientado al cliente, la empresa de adquisición comenzó identificando cómo podrían centralizar las soluciones escalables que beneficiarían las necesidades y funciones únicas de sus diferentes unidades de negocio.

Según Ellen Nielsen, gerente general de Gestión de Categorías de Chevron, el denominador común en la creación de un ecosistema más orientado al cliente es la simplificación del proceso de adquisición, lo que facilita que los clientes de toda la compañía encuentren lo que necesitan dentro de su marco de trabajo de eProcurement (adquisición electrónica) existente.

“Para muchos de los materiales que compramos, los factores más importantes los están obteniendo rápidamente y al mejor precio. No queremos manejar miles de proveedores y pasar por un proceso de licitación con cada uno, negociando precios, lo que no es un enfoque comercialmente viable”, dijo Nielsen. En cambio, Chevron tiene un gasto centralizado para categorías como suministros de oficina, equipos de seguridad y protección, y periféricos de TI. “Trasladamos las compras a Amazon Business para consolidar los gastos en un entorno de tienda dinámica, donde todos pueden encontrar lo que necesitan y aprovechar los pedidos a gran escala y la compra masiva”.

Chevron es cliente de Amazon Business desde 2018. Amazon Business es la solución de compra empresarial principal de Chevron y presta servicios a más de 3000 clientes internos, con un aumento del 100 por ciento en su primer año. Este año, Chevron está finalizando su transición a un nuevo sistema, Smart de GEP, donde la integración con Amazon Business, conocida como punchout, creará una experiencia sin problemas y liberará todo el potencial de la solución empresarial.

“Lo que más valoramos es la capacidad de aprovechar nuestras mejores capacidades para ayudar a nuestros clientes internos a satisfacer sus necesidades únicas. La tienda dinámica de Amazon Business básicamente impulsa la competitividad de precios de manera automática, sin un proceso manual para manejarlo”, dijo Nielsen.

Centralizar el gasto y elevar la experiencia interna del cliente

En la cadena de suministro de Chevron, los clientes internos compraban principalmente suministros en categorías no esenciales con tarjetas de compra (P-Cards). Como parte del proceso de incorporación de Amazon Business, una auditoría mostró que Amazon.com estaba impulsando una serie de transacciones para gastos no estratégicos cotidianos, con una cantidad cada vez mayor de usuarios. Esta evaluación identificó algunos problemas en el enfoque de compra y gasto, como la falta de visibilidad de gastos y las capacidades de auditoría.

Dentro del año de integrar los sistemas y consolidar los gastos de P-Card a Amazon Business, la cantidad de clientes internos que adoptaron esta solución creció. Con este crecimiento exitoso, el equipo de adquisiciones de Chevron lanzó un programa para promover la asociación, visitando los centros más grandes de los EE. UU., llamando a las visitas “Amazon Business Day”. Esta fue una oportunidad para interactuar con los empleados de Chevron, incorporar usuarios, identificar y resolver problemas y educar a los equipos. Con base en este crecimiento, Chevron lanzó Amazon Business en ubicaciones internacionales, que incluyeron el Reino Unido y Canadá en 2020.

Sergio Cantarero, gerente de Categoría Global de Chevron, planea aprovechar el éxito con compras no estratégicas para expandirse a nuevas categorías. “Hoy en día, nuestros empleados utilizan Amazon Business para comprar cosas como suministros de oficina y periféricos de TI, pero la oportunidad más valiosa que vemos es comenzar la transición hacia gastos más estratégicos, como los de mantenimiento, reparación y operaciones y los de las estaciones de servicio minoristas”, dijo Cantarero.

“MRO es una categoría fragmentada y la impulsan, en gran medida, las transacciones. Con la nueva integración de eProcurement en funcionamiento, podemos usar el mismo enfoque para consolidar a los proveedores en estas categorías rápidamente”, sostuvo. “Planeamos personalizar la forma en que abastecemos MRO utilizando herramientas de Amazon Business, como Pay By Invoice (Pagar por factura), lo que nos permite abrir órdenes de compra (Purchase Orders, PO) con términos de pago flexibles, un proceso de compra esencial para la categoría MRO en la que una P-Card no es un método de pago apropiado o aprobado”.

Optimización de la cadena de suministro en regiones remotas de producción

La producción de petróleo y gas de Chevron generalmente ocurre en regiones remotas, incluso en el extranjero, lo que hace que el movimiento entrante y saliente de bienes y servicios a los sitios de perforación sea un desafío único. La transferencia de mercancías desde la cuenca del Pérmico del oeste de Texas a ubicaciones centrales es un ejemplo.  

Hay una infraestructura y caminos limitados y, en algunos casos, no hay direcciones físicas para los sitios donde Chevron realiza actividades de perforación y extracción en esta región. Cada sitio de perforación es único y presenta desafíos logísticos para programar la llegada de los materiales a los sitios de trabajo. Para las actividades de perforación y extracción, existe una amplia gama de artículos que los clientes internos ordenan y adquieren. Estos artículos incluyen materiales especializados de petróleo y gas administrados por socios comerciales en nombre de Chevron, así como suministros no específicos para extracción de petróleo y gas, que son importantes para el bienestar del personal que vive en estos sitios durante semanas. Estos empleados no tienen el lujo de pedir personalmente lo que necesitan o ir a la tienda a comprar artículos esenciales.

En estas áreas, los gerentes de Chevron, como Kevin Jackson, gerente de ejecución logística, Unidad de Negocios del Continente medio de Chevron, mantienen las cosas funcionando sin problemas. En el pasado, los gerentes crearon listas de compras para envíos mensuales a estos equipos. Construir las listas, obtener y aprobar cotizaciones, pedir y aceptar la entrega de los artículos tardaba de cuatro a seis semanas.

“Si querían algo tan simple como el detergente para la ropa, necesitaban pedirlo de manera proactiva un mes y medio por adelantado para asegurarse de que pasara el proceso y llegara a tiempo”, dijo Jackson. “Era un gran inconveniente para nosotros y no teníamos mucho control sobre cómo obtener exactamente lo que queríamos, dejando que muchos de estos sitios se sintieran decepcionados”.

Además, había muchas ineficiencias en el proceso. Por ejemplo, Chevron pagaba un margen de beneficio por los bienes y servicios que los proveedores adquirían en nombre de las personas, por lo que aumentaban los costos.

Para resolver este problema, Chevron permitió a los empleados individuales de los sitios de perforación y extracción ordenar lo que necesitaban directamente en Amazon Business. Para facilitar los pedidos mientras se mantienen los procesos de aprobación establecidos, Chevron utiliza la función Approval Workflows (Flujos de trabajo de aprobación) en la tienda de Amazon Business, lo que permite a los empleados pedir lo que necesitan, y seguir el proceso de aprobación apropiado. El sitio consolida automáticamente todos los pedidos en una P-Card de la región para la presentación de informes de gastos maestros y consolida los pedidos en una entrega semanal. Esta opción de entrega se conoce como Amazon Day, una función que permite a las empresas establecer un día específico de entrega semanal y combinar automáticamente pedidos para optimizar la entrega, además de establecer instrucciones específicas sobre dónde y cómo hacer las entregas.  

“Hay un enorme incentivo moral”, dijo Jackson. “Todos obtienen lo que necesitan cuando lo necesitan y estamos ahorrando mucho dinero y tiempo. Con demasiada frecuencia en nuestra línea de trabajo, intentamos crear soluciones para todo, y somos muy buenos para la exploración y producción de petróleo y gas, pero cuando se trata de optimizar las adquisiciones necesitamos analizar las soluciones que ya existen y, en nuestro caso, fue Amazon Business”, dijo Jackson.

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