Resumen

Cortland es una organización de inversión y administración de comunidades de apartamentos que opera más de 180 comunidades en los EE. UU., con más de 60.000 apartamentos. Cortland busca formas de hacer que sus comunidades funcionen con más eficiencia para garantizar una experiencia de calidad a los equipos de las comunidades y sus residentes. Cada vez más, esto significa confiar en soluciones digitales.

Cómo reducir los costos y facilitar las operaciones en todas las comunidades de apartamentos

Administrar comunidades de varias familias, hacer un pedido y distribuir los suministros para asegurar el confort y la seguridad de los residentes es una responsabilidad importante.

En el pasado, las comunidades de Cortland hacían sus compras de manera individual usando cuentas de tarjetas de compra (llamadas P-Cards), y confiaban en los reportes de gastos para la gestión. Cada comunidad utilizaba diferentes proveedores para los suministros de oficina, mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), productos de limpieza y otras categorías de productos relevantes para la gestión comunitaria.

Según el equipo de liderazgo de adquisiciones de Cortland, esto presentaba dos desafíos que obstaculizaban el crecimiento de la organización de una manera escalable: Los administradores de la comunidad dedicaban demasiado tiempo a los pedidos y al papeleo, tiempo que podía emplearse en esfuerzos para mejorar la experiencia de los residentes, y Cortland perdía los ahorros en los costos que podrían lograrse consolidando proveedores y creando listas de productos para utilizar en todas las comunidades para lograr economías de escala.

“Nuestros administradores comunitarios pasaban demasiado tiempo ordenando, gastando y esperando lo que necesitaban para que las comunidades funcionaran sin problemas, mientras que su tiempo se hubiera podido usar mejor fuera de la oficina para garantizar que nuestros residentes recibieran un excelente nivel de servicio”, dijo Jonathan Kirn, director de servicios auxiliares de Cortland. “Cuando comenzamos a utilizar soluciones digitales para mejorar desde las reservas de servicios hasta el pago de alquileres, también necesitamos una mejor solución para estandarizar los pedidos para las comunidades y lograr ahorros de tiempo y dinero; esto nos condujo directamente a Amazon Business”, Dijo Kirn.

Al visitar las comunidades durante los controles regulares, Kirn se enteró de que estaban usando cuentas personales de Amazon para obtener suministros diarios, difíciles de encontrar. Los empleados de la comunidad se sentían cómodos navegando por la tienda y haciendo pedidos al igual que en sus vidas personales, pero hacer pedidos en cuentas individuales representaba un posible riesgo a la seguridad. Esto presentó una oportunidad para que el liderazgo de adquisiciones de Cortland se asociara con Amazon Business para satisfacer lo que estaban usando sus clientes internos, al tiempo que aprovechaba las características empresariales para estandarizar y escalar la oferta con el fin de eliminar los puntos débiles en el proceso de adquisición.

Herramientas únicas con las que se descubren nuevas formas de mejorar la efectividad

Cortland trabajó con Amazon Business a fin de realizar un análisis de proveedores, en el que se utilizan los datos de gastos de un cliente para resaltar temas y tendencias en los hábitos de compra, para demostrar cómo Cortland podría consolidar proveedores, mejorar su efectividad y aumentar la transparencia en los gastos. Esto se hizo evaluando los datos de compras de los últimos 12 meses y comparándolos con la disponibilidad en la tienda de Amazon Business para mostrar áreas específicas de oportunidad para la reducción de costos y proveedores. Una vez que se evaluaron las tendencias y se identificaron las áreas de ahorro, los líderes en adquisición de Cortland pudieron crear Listas de productos esenciales de los elementos comprados con más frecuencia y luego compartir las listas con los administradores de la comunidad para facilitar la reposición de los pedidos.

Más allá de consolidar proveedores y brindar una experiencia que hiciera sentir cómodos a sus equipos comunitarios, Cortland descubrió que Amazon Business tenía herramientas y características únicas que se crearon teniendo en cuenta los desafíos de las adquisiciones.

Por ejemplo, Cortland está utilizando la característica Pagar por factura que permite a cada una de sus comunidades pedir todo lo necesario mensualmente a Amazon Business mediante una línea de crédito y recibir una factura de Amazon Business con plazos de pago de 45 días. Esto permite que cada comunidad abra una orden de compra cada mes en su sistema de contabilidad existente, reciba una factura detallada de Amazon Business por todo lo que se ordenó en la tienda y procese un pago, lo que elimina la necesidad de usar P-Cards y de procesar informes de gastos, al mismo tiempo que aumenta la visibilidad de los gastos y las tendencias.

“Descubrimos grandes ahorros al comprar bombillas a través de Amazon Business, pero también hemos visto ahorros en otras áreas”, dijo Lauren Brown, gerente de la comunidad de Cortland Bryan Place en Dallas, Texas. “Cuando en el pasado tuvimos que cambiar las cerraduras de las puertas, tuvimos que confiar en un cerrajero. Nuestro gerente de servicio pudo encontrar las piezas correctas en Amazon Business y cambiar las cerraduras él mismo, lo que ahora nos ahorra casi $1.000 cada vez que se presenta un problema similar. Antes de hacer un pedido, siempre buscamos primero en Amazon Business”, dijo Brown.

Scott Purcell, gerente de comunidad de Cortland Peachtree Corners en Atlanta, ha hecho el mismo comentario. “Podemos obtener la mayoría de los productos estándar de uso diario, como suministros de oficina y agua embotellada, así como piezas de mantenimiento difíciles de encontrar. Incluso hemos visto un ahorro de costos del 50 por ciento en los filtros de agua. También ha sido fácil usar Amazon Business, especialmente ahora que lo hemos integrado en nuestro sistema de facturación”, dijo Purcell.

En el futuro, Kirn planea continuar usando la tienda y las herramientas comerciales de Amazon Business para mejorar continuamente la forma en que Cortland opera sus comunidades de apartamentos, y automatizar los procesos que posibilitan que los administradores de la comunidad y los residentes realicen sus propios servicios, al tiempo que permiten que el equipo de adquisiciones cumpla con sus objetivos.

“La estrategia en todas las industrias, incluida la nuestra, es aprovechar la tecnología para evolucionar más allá del status quo y brindar una experiencia de primer nivel”, dijo Kirn. “He visto muchas innovaciones de adquisiciones en el espacio de administración de la comunidad, y la plataforma de Amazon Business es única porque satisface lo que esperan nuestros usuarios, al mismo tiempo que crea eficacia en todas las geografías”.

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