Five Star Senior Living

Resumen

Five Star Senior Living debe ofrecer experiencias únicas y enriquecedoras a los residentes de 280 centros repartidos en 39 estados y mantener un estrecho control de los costos y compras. Amazon Business ayuda al equipo de compras de Newton, Massachusetts, a trabajar con más eficiencia en cada centro para comprar todo lo necesario para muchas necesidades y eventos diversos.

Controlar el gasto de 280 instalaciones sin limitar la libertad

Es una misión noble. Cada día, Five Star Senior Living ofrece a atención y servicio de la más alta calidad a personas de la tercera edad con la calidez y hospitalidad de un hogar. Sin embargo, mantener de modo permanente y eficiente tal nivel de servicio en más de 280 oficinas es una tarea enorme.

Con un total de 27 000 residentes, es como gobernar una pequeña ciudad extendida de costa a costa. Five Star compra más de 28 000 productos en toda la empresa y muchas más compras excepcionales para apoyar la diversidad de las experiencias únicas sociales, culturales, espirituales y benéficas que brinda a sus residentes.

Sin un proceso de compra centralizado y transparente, la compra de tantos elementos únicos agotaba constantemente los recursos. “Antes de iniciarnos en Amazon Business, recibíamos unas 60 solicitudes de proveedores por día de miembros del personal en nuestras comunidades para miles de artículos nuevos que hacían falta”, señala Kevin Turner, vicepresidente de la cadena de suministro de Five Star.

Aunque el equipo de compras de Turner era el responsable final del presupuesto, tenían poco control sobre las compras reales. Los miembros del personal de cada centro recorrían tienda tras otra para usar sus tarjetas de compras para realizar compras. Además de ser muy poco eficiente, no había forma de controlar estas compras a semejantes distancias. No permitía comparar precios o aprobar costos antes de completar las compras en el campo. “Cada vez que un miembro del personal deslizaba la tarjeta de crédito, la carga estaba hecha, y yo no podía revertirla”, explica Turner. “No teníamos ni conocimiento ni control sobre la venta hasta que ya estaba realizada y recibíamos el recibo de tarjeta de crédito”.

Mayor fortalecimiento de personal, un proceso simplificado y una visibilidad detallada no eran solamente deseables para una organización de tal magnitud y diversidad; eran imperativos comerciales.

Llevar las riendas y aumentar el poder adquisitivo del personal

“Amazon Business nos resolvió muchos problemas”, dice Turner. “La enorme cantidad y la gran amplitud del inventario del mercado se ajusta a nuestro desafío de obtener lo que necesitamos, cuando lo necesitamos. El personal y los residentes lo adoran porque ahora tienen la libertad para proyectar actividades como más les guste con los suministros que realmente quieren. Nos ahorra tiempo y dinero al mismo tiempo”.

Independientemente del evento es o de suministros que se buscan, Amazon Business fortalece al personal de los centros para hacer las compras adecuadas. Como dice Turner: “Los miembros del personal ahora entran en nuestra cuenta de Amazon Business y compran todo según el tema elegido, se trate de una velada italiana, un festejo de verano o nuestra observación coordinada de eclipses solares. Uno de nuestros residentes cumplió 110 años hace poco y la comunidad quería hacer una gran fiesta. El organizador de fiestas me preguntó dónde podíamos conseguir los suministros y le aconsejé que buscara en artículos para fiestas de centenarios en Amazon. Claro que pudo encontrar enseguida lo que necesitaba".

Este fortalecimiento le permitió a Five Star aumentar notablemente sus gastos en Amazon Business el año pasado y limitó su dependencia de otros proveedores. Señala Kevin: “A mí me parece bien porque los productos que compran son los indicados, no se consiguen en ningún otro lugar y son más baratos”. Continuó: "Amazon nos permitió comprar esos artículos sin la necesidad de un proveedor nacional. Necesitaríamos literalmente cientos de proveedores para abarcar todas estas categorías. Estamos y seguiremos estando contentos de esto”.

La integración de Amazon Business en las operaciones diarias de adquisición también aporta al equipo de Turner los beneficios fiscales de información de gastos en tiempo real, lo cual ofrece un mejor control presupuestario y los ayuda a gestionar sus negocios con más eficacia. “Visibilidad de gastos y Compra guiada de Business Prime nos resultaron valiosísimas para obtener información y supervisión sobre nuestros gastos”, dice Turner. 

El detalle a nivel de categorías proporcionado por Visibilidad de gastos les permite entender qué brechas de productos existen en sus proveedores. Por ejemplo, si el personal compra 300 hojas encuadernadas en Amazon en vez de a sus proveedores actuales, esto indica una brecha en su cadena de suministro. “Siempre pudimos cerrar estas brechas con Amazon. Ahora, con el análisis de Visibilidad de gastos, puedo identificar estas brechas y planificar mejor para el próximo año”, señaló Kevin.

También utilizan la Visibilidad de gastos para buscar en forma detallada el minuto en que las compras fueron realizadas. Esto permite a Five Star comprender las horas pico de compra en cada propiedad y poder reaccionar si esas horas coinciden con las horas en que el personal debe ocuparse de los residentes. Además, al habilitar categorías aprobadas y restringidas a través de Compras guiadas, ahorran unos 90 minutos por día que pasan examinando los pedidos. Así, Five Star gana más tiempo para dedicarse en su ocupación principal: mejorar las instalaciones y mantener a los residentes contentos y activos.

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