Estado de Utah 

Resumen

Cuando Chris Hughes, Director de Adquisiciones del Estado de Utah, notó que los empleados estatales estaban usando Amazon para gastos sin contrato, se dio cuenta de que necesitaba obtener el control y la visibilidad de estas compras para garantizar el cumplimiento de sus procedimientos. Eso es lo que inicialmente llevó al Estado de Utah a Amazon Business. Sin embargo, con el tiempo, la relación se convirtió en una asociación de innovación continua. Después de experimentar los beneficios principales de la selección, los precios y los métodos de compra convenientes y eficientes de Amazon Business, Utah se convirtió en el primer gobierno estatal en emitir una solicitud de propuestas a una tienda en línea para una categoría completa, útiles escolares y suministros de oficina, lo que resultó en una adjudicación de contrato a Amazon Business. Con este contrato cooperativo, Chris y sus colegas han descubierto que Amazon Business ayuda a resolver más que solo los desafíos de gasto repetitivo. Con una mayor visibilidad, capacidades de informes y entrega rápida en dos días en todo el estado con Business Prime, se abrió la puerta a la transformación de cómo los gobiernos estatales pueden ahorrar tiempo en la gestión de proveedores y listas de precios complicadas, al tiempo que proporciona a sus usuarios la experiencia de compra fácil y familiar que esperan.

Un líder pionero en la modernización de las compras del gobierno estatal

Como Director de Adquisiciones del Estado de Utah, Chris supervisa todas las operaciones de compra del estado, incluidos todos los contratos cooperativos para sus entidades públicas. En total, es responsable de la supervisión de 1800 solicitudes de suministros y más de 1000 contratos cooperativos que suman un total de 600 000 000 USD cada año.

Como es el caso con muchas empresas de adquisición a gran escala, el estado de Utah se estaba enfocando en contratos estratégicos para ciertas categorías, creando listas aprobadas de artículos y enfatizando los descuentos por volumen para extraer el mayor valor de las compras antes de aprovechar Amazon Business. Con un enfoque en obtener bienes y servicios más rápidamente, Chris notó que los empleados estatales estaban usando sus cuentas personales de Amazon para comprar suministros sin contrato, las minucias, conocidos como gasto repetitivo.

“Puede parecer que estas compras se traducen en una pequeña cantidad de dólares, pero cuando se suma todo, pueden equivaler a millones de dólares sobre los que no tenemos una visibilidad clara, y debemos estar seguros de que no hay oportunidad para el fraude”, dijo. La falta de control del gasto repetitivo presentó un problema.

Chris cree que muchos en los gobiernos estatales rechazan rápidamente las compras en Amazon ya que existe la idea errónea de que los compradores con tarjetas para pagos de la empresa pueden comprar sin supervisión. Entendiendo esto, cuando Amazon Business respondió a la solicitud de propuestas de su departamento para adquirir suministros de oficina para el estado, se destacaron las soluciones preparadas para el sector público, como la Compra guiada que permite a los administradores bloquear productos o categorías específicas, la capacidad de bloquear direcciones de entrega, establecer límites de compra, inscribirse en compras exentas de impuestos y más. Tras la evaluación, Chris y su equipo determinaron que Amazon Business cumplía con todos sus criterios de selección.

La selección ofrecida por Amazon Business es especialmente relevante cuando se considera la cantidad de departamentos que Chris supervisa y la diversidad de cada una de sus necesidades. Si bien las empresas consideran que los artículos como el papel, los bolígrafos y los monitores de computadora son suministros de oficina, las agencias estatales ven sus suministros de oficina de manera diferente, caso por caso, lo que varía entre las agencias. El servicio de parques tiene necesidades únicas, al igual que los educadores estatales y los oficiales correccionales. Con los flujos de trabajo de aprobación, los usuarios finales de todo el estado pueden ordenar lo que necesitan para satisfacer sus necesidades, al tiempo que brindan a la oficina central de adquisiciones la capacidad de rastrear y aprobar todos los gastos.

Incluso para categorías amplias como útiles escolares y suministros de oficina, Chris usa las características de Business Prime para excluir artículos no aprobados de los compradores. “Utilizando la funcionalidad de los códigos UNSPSC y la Compra guiada, podemos implementar ciertas limitaciones e introducir políticas de códigos de adquisición para que aquellos que usan Amazon Business puedan comprar con confianza sabiendo que no están rompiendo ninguna regla”.

“Podemos ver uno de nuestros paneles de visibilidad de gastus que obtenemos con Business Prime, y saber casi de inmediato si alguien respeta o no los códigos de adquisición”, dice Chris. “Eso es diferente de nuestros contratos con otros proveedores donde tenemos que esperar una auditoría para verificar si se ha producido o no un problema”. Con información en tiempo real de Amazon Business, puede identificar problemas incluso antes de que se procese un pedido.

Chris supervisa una amplia área geográfica. Si bien la mayoría de las oficinas están ubicadas a 161 km de Salt Lake City, muchas están ubicadas en partes remotas del estado. Amazon Business puede realizar entregas rápidamente en ubicaciones donde algunos proveedores no operan, con los costos de envío cubiertos como parte de los beneficios de membresía de Business Prime.

“Con Business Prime, podemos aprovechar su cronograma de entregas [de Amazon Business] y hacer que nuestras agencias remotas reciban los suministros de oficina y útiles escolares que necesitan de manera oportuna por el mismo precio que los obtienen nuestras agencias en Salt Lake City”, dice Chris. “Las personas en esas oficinas realmente esperan eso. El contrato fue un gran beneficio para ellos específicamente”.

Con oficinas repartidas en una región geográfica tan grande, Chris se enfrenta al desafío siempre presente de mantener el cumplimiento e identificar rápidamente los casos de fraude, al tiempo que garantiza que todas las agencias obtengan los suministros que necesitan. La respuesta, tal como la ve, radica en las herramientas innovadoras.

“En este momento, estamos trabajando en la creación de un panel personalizado utilizando los datos que obtenemos de Amazon Business para determinar de inmediato si una dirección de envío está o no aprobada por el estado. Entonces, por ejemplo, si un artículo se entrega a una oficina estatal, el tablero nos dirá de inmediato que es una ubicación aprobada. Sin embargo, si un artículo se entrega a una dirección desconocida en algún lugar remoto, podemos investigar y actualizar rápidamente nuestros registros”, dice Chris.

Una asociación de innovación preparada para el futuro

Ahora, Chris está buscando formas de mantener el impulso para modernizar aún más las adquisiciones para su estado. Mirando hacia el futuro, está considerando una prueba con Alexa como una herramienta de compra operada por voz y creando un almacén digital para satisfacer las necesidades de sus oficinas de manera rápida y rentable. A medida que Amazon Business continúa desarrollando nuevas y mejores formas de trabajar para el sector público, Chris dice que también se enfoca en mejorar la forma en que opera su propia organización y garantizar que el funcionamiento del gobierno estatal sea atractivo para la próxima generación de empleados estatales que esperan un ambiente de trabajo progresivo.

“Todavía hay muchos beneficios que esperamos obtener de Amazon Business, dado que es una empresa en constante crecimiento que innova con un propósito a favor de las organizaciones del sector público”, dice Chris. “Tengo muchas ganas de ver qué más tiene Amazon Business y poder compartir esos beneficios con el estado”.

“Nos encanta compartir los éxitos que hemos tenido al usar Amazon Business con otros estados y departamentos”, dice Chris. A otros estados que le solicitan una perspectiva sobre Amazon Business, ofrece un ejemplo: “Piense en los costos generales que conlleva enviar a un empleado a la tienda para hacer un trabajo para el que no lo contrataron, y uno que lo pone en riesgo de sufrir un accidente por el cual se podría considerar responsable al estado. O considere el hecho de que pueden usar el tiempo para resolver asuntos personales o, peor aún, usar fondos estatales para comprar artículos personales. Los ahorros en Amazon Business no siempre son en forma de dólares, sino también a través de los empleados que realizan el trabajo para el que fueron contratados de manera más efectiva y más eficiente”.

Ese es el tipo de éxito que sabe que otros en el Gobierno estatal comprenderán y apreciarán.

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