Uber
La integración de las adquisiciones con Amazon Business ayuda a impulsar el crecimiento en Uber.
Resumen
Uber se dirige a lugares rápidamente y necesita soluciones de compra que respalden ese crecimiento. Eso es lo que tiene con Amazon Business. Más allá de los beneficios del acceso a millones de productos, entrega rápida y confiable y una red de cumplimiento de clase mundial, Uber obtiene análisis e informes de Amazon Business para obtener una comprensión sin precedentes de sus gastos. Ahora puede implementar políticas de adquisición, asegurar que sus empleados se adhieran a esas políticas y tomar mejores decisiones en función de datos para respaldar su crecimiento.
Uber impulsa mejores decisiones con su programa de adquisiciones
En parte, el crecimiento exponencial de Uber se debe a la velocidad, simplicidad y comodidad: Los clientes saben que obtienen las tres cuando piden y pagan los viajes de Uber con solo unos pocos toques en sus teléfonos. Pero no siempre fue tan rápido, simple y conveniente para Uber llevar a cabo otras funciones, como la adquisición. Cuando la compañía comenzó en 2009, operaba como la mayoría de las empresas emergentes: los empleados compraban lo que necesitaban a través de canales no estándar.
“Ese fue un gran desafío para el equipo de cuentas por pagar”, recuerda Mark Arrigotti, director de Procure2Pay Global en Uber. “Cuando se trataba de hacer compras, operábamos siguiendo nuestra intuición y eso no era lo que queríamos hacer. Queríamos desarrollar un proceso maduro que pudiera escalar con Uber y al mismo tiempo proporcionar los controles y la supervisión necesarios. Se necesitaba implementar un proceso formal de adquisición”. Arrigotti y sus colegas querían un programa de adquisiciones que permitiera el crecimiento de la empresa, que ayudara a hacer cumplir las políticas de adquisiciones y que les diera una amplia visibilidad de los gastos de rápido crecimiento que en gran parte no eran claros.
“Con Amazon Business, podemos centrarnos en lo que significan los datos en lugar de si son precisos. Solíamos revisar los datos de compra cada dos o tres meses. Ahora podemos verlo en tiempo real, lo que nos hace mucho más ágiles en la toma de decisiones”.
— Mark Arrigotti, director de Procure2Pay Global, Uber
¿Quién quiere un problema?
En 2015, obtuvieron lo que querían. Fue entonces cuando Uber se suscribió a Amazon Business, que atiende a millones de clientes comerciales de todos los tamaños con cientos de millones de productos. Amazon Business ofrece descuentos comerciales, envío rápido, herramientas de administración de cuentas que incluyen informes y análisis y una variedad de opciones de pago.
“Observamos a los típicos proveedores de las grandes cajas”, dice Blaine Milner, analista principal de adquisiciones de Uber. “Elegimos Amazon Business como proveedor preferido porque podía seguir el rápido crecimiento de Uber. Tiene una amplia gama de categorías, gran cumplimiento y una interfaz sencilla que ya es familiar para casi todos. Podíamos sustituir a varios proveedores y la molestia de administrarlos. Y finalmente pudimos entender nuestros gastos y controlarlos”.
Arrigotti y Milner utilizan la nueva característica Visibilidad de gastos en Amazon Business, con tecnología de Amazon QuickSight de AWS, para generar de forma automática informes analíticos de negocios altamente gráficos que comparan con lo que obtienen de Tableau. Los informes son exhaustivos y detallados. “Con la visibilidad de gastos de Amazon Business, podemos ver el gasto total en todos los grupos de negocios, el tamaño promedio de los pedidos, la cantidad de productos, el monto gastado en cada producto y más”, dice Milner. “Y no tenemos que hacer todo eso. Amazon realiza todos los cálculos y se alinea con los datos sin procesar que se extraen de nuestro sistema de adquisiciones”.
Además, el equipo de Uber aprovecha la estrecha integración del flujo de trabajo entre Amazon Business y su plataforma de administración de gastos empresariales, Coupa, que coordina el flujo de pedidos de compra y otra documentación entre los dos sistemas.
Hacer que Uber sea más ágil
Amazon Business Analytics cambia la naturaleza de los informes y cómo se usan en Uber. “Ya no tenemos que preguntar si confiamos en los datos que vemos”, señala Arrigotti. “Con Amazon Business, podemos centrarnos en lo que significan los datos en lugar de si son precisos. Solíamos revisar los datos de adquisición cada dos o tres meses. Ahora podemos verlo en tiempo real, lo que nos hace mucho más ágiles en la toma de decisiones. ¿Qué políticas de adquisición necesitamos y cuáles necesitan ser perfeccionadas? Podemos responder preguntas como esa mucho mejor que antes”.
Con los datos de Amazon Business, Arrigotti y Milner pueden identificar productos que los empleados compran demasiado seguido y activar políticas que limitan la frecuencia y la cantidad de esos gastos. Cuando un empleado presenta una solicitud de compra que excede la política, recibe un aviso de incumplimiento y una opción para modificar la solicitud.
Limitar el gasto inconformista
“Desde el principio, podemos usar Amazon Business para evitar que las personas realicen compras inconformistas”, dice Arrigotti. “Con Amazon Business, podemos tomar conciencia del gasto inconformista antes de que ocurra. Los análisis que obtenemos son esenciales para eso. Esta es una parte clave de la transformación en un sistema de compra maduro”.
Otra parte de lograr un sistema de adquisiciones maduro es conseguir que los empleados lo usen. Si un sistema no es simple y conveniente, las personas encontrarán una forma de evitarlo. Amazon Business debe obtener un puntaje alto en esta medida porque un porcentaje cada vez mayor de empleados de Uber en América del Norte la utilizan.
“Con Amazon Business, la experiencia del cliente es excelente”, indica Milner. “Cualquiera que haya comprado algo en Amazon sabrá cómo usar Amazon Business. Hay poca o ninguna curva de aprendizaje”.
Uber espera expandir su uso de Amazon Business a medida que crece. “Queríamos un programa de adquisiciones que fuera fácil y que los usuarios finales lo adoptaran”, dice Arrigotti. “Amazon Business no solo hace eso, sino que ayuda a impulsar el crecimiento de la empresa”.
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