Las personas y las organizaciones son reacias al riesgo por naturaleza. Intentamos reducir la incertidumbre y minimizar las interrupciones en nuestra vida diaria. En el contexto del entorno empresarial actual, donde las organizaciones deben repensar continuamente la estrategia del proveedor y los mecanismos de optimización de costos, la aversión al riesgo y la mitigación son primordiales. Para comprender el riesgo en la función de adquisición, primero consideremos cómo se manifiesta el riesgo a lo largo de la cadena de suministro más amplia.
¿Qué es la administración de la cadena de suministro?
La administración de la cadena de suministro (SCM) es la administración del flujo de bienes y servicios desde el punto de origen hasta el punto de consumo. La administración rápida y eficiente de la cadena de suministro, que a menudo aprovecha la tecnología de la información, los almacenes de inventario de red y la logística, es fundamental para impulsar la eficiencia del negocio y reducir los costos de organización. La adquisición o el proceso de adquirir bienes que una organización necesita para su negocio es un elemento en la cadena de suministro fundamental para ayudar a reducir los costos.
¿Qué es la administración de los riesgos de los proveedores?
La administración de los riesgos es la identificación, evaluación y priorización de riesgos, lo que permite a una organización gestionarlos y mitigarlos mejor. Para las empresas u organizaciones que dependen de proveedores externos a fin de cumplir los objetivos comerciales, como casi todas, la administración de los riesgos de los proveedores (SRM) implica mitigar las interrupciones de la cadena de suministro a través de la administración del riesgo centrado en el proveedor.
A medida que las cadenas de suministro globales y la SCM son más complejas, se vuelve más importante la necesidad de administrar el riesgo del proveedor. Algunas organizaciones grandes pueden tener cientos de miles de proveedores y cada uno de estos terceros está expuesto al riesgo. En 2018, por ejemplo, ExxonMobil gastó más de 25 mil millones USD en gastos de capital y exploración, con pagos realizados a más de 100 000 proveedores de bienes y servicios en todo el mundo. Este tipo de administración global de compras requiere grandes equipos, tecnología y automatización. También presenta un nuevo riesgo.
Para reducir cierta complejidad, muchas organizaciones buscan reducir el número de proveedores: menos proveedores para administrar y monitorear pueden presentar un riesgo posible menor. La creciente dependencia de terceros para operar las funciones esenciales de una empresa o comprar los artículos que necesitan aumenta el volumen de riesgos.
El papel de reducir el riesgo en las adquisiciones
Los líderes de la función de adquisición, ya sea un director de adquisiciones (CPO), un gerente de contratos, un gerente de compras o un comprador, tienen un papel importante que desempeñar en la protección de sus organizaciones ante el riesgo. El riesgo es inherente a todas las organizaciones y la complejidad de las cadenas de suministro globales y la dependencia de terceros para comprar bienes significa intrínsecamente que existe exposición al riesgo, a menudo en gran volumen, en las compras.
Las adquisiciones pueden tener un riesgo operativo, reputacional o ético. Cada vez se consideran más los riesgos emergentes, como los cibernéticos o de reputación. También pueden existir los riesgos regulatorios en todos los negocios y no solo en los del sector público.
Para una función corporativa que se mide en mayor parte por la reducción de costos, la administración de riesgos puede ser especialmente difícil: ¿cómo puede una organización ahorrar dinero e impulsar la eficiencia sin dejar de utilizar proveedores de alta calidad y examinados que cumplan con los objetivos operativos?
Afortunadamente, las adquisiciones están en condiciones de monitorear y mitigar los riesgos de la base de suministros, lo que impulsa una administración eficaz de los riesgos de los proveedores. Y, a medida que las organizaciones recorren los periodos de incertidumbre comercial, las adquisiciones aumentan cada vez más el valor del negocio, lo que las convierte en un socio estratégico en la administración de los riesgos de la cadena de suministro.
Riesgo en el gasto indirecto
La adquisición indirecta es el gasto en operaciones comerciales y otros requisitos que no tienen un impacto directo en las ganancias de la empresa, pero el riesgo en el gasto indirecto aún puede afectar el resultado final. Dado que la mayor parte del enfoque organizacional se centra en el gasto directo, los proveedores de gasto indirecto a menudo no se manejan tan estrechamente como los proveedores centrales, con contratos complejos y equipos de compradores de la organización. Esto expone a las organizaciones a un mayor riesgo.
Las tiendas en línea mitigan el riesgo de adquisición
Las tiendas en línea pueden ayudar a las adquisiciones a abordar los riesgos naturales del gasto indirecto. Se basan en el concepto de elección: cuantas más opciones, más valor se puede entregar al comprador. Cuando busca un producto en una tienda en línea como Amazon Business, por ejemplo, se encontrará con la página de detalles de ese artículo. En esa página verá todos los vendedores que pueden ofrecerle ese producto y los precios que proponen, para tratar de lograr que los elija. En esta tienda digital, los compradores pueden buscar, comparar y comprar rápidamente las ofertas de cientos de millones de productos disponibles en cientos de categorías y cientos de miles de proveedores en un solo lugar.
Las organizaciones pueden reducir efectivamente la complejidad de los proveedores, gracias a la reducción del riesgo inherente de los acuerdos de diversos proveedores, mediante la compra en una sola fuente de comercio electrónico que agrega diversos proveedores. Los compradores aún pueden realizar compras comparativas y evaluar el mejor valor del gasto indirecto, sin tener que buscar, identificar y examinar a cada proveedor individual.
Las tiendas en línea pueden ofrecer una experiencia de compra digital completa y única con una selección de negocios y precios de proveedores confiables. Los vendedores de Amazon Business tienen altos estándares de rendimiento operativo, entre los que se encuentran:
Se garantiza que las adquisiciones se obtienen de diversos proveedores aprobados con mínima desconexión a lo largo de la cadena de valor.
Herramientas adicionales para administrar el riesgo de adquisición
Con Compra guiada de Amazon Business, las adquisiciones pueden definir políticas específicas de la organización que se reflejan en la experiencia de búsqueda y las páginas de detalles, lo que permite a los compradores comprar rápidamente, con la seguridad de que el abastecimiento estratégico es inherente a la experiencia. Al mismo tiempo, la mayor visibilidad de los gastos está disponible para la administración central y la optimización.
Con los Flujos de trabajo de aprobación en combinación con la Compra guiada, las adquisiciones pueden definir compras por categoría o un umbral de gastos o incluso una combinación de ambos, que deberían conducir a una revisión adicional por parte de un aprobador o el departamento de adquisiciones.
Con la Administración del presupuesto en Amazon Business, las adquisiciones tienen controles aún más precisos sobre cómo administrar las políticas de compras. Los líderes en adquisición pueden establecer umbrales de gasto específicos para un departamento determinado, además de los Flujos de trabajo de aprobación y la Compra guiada existentes. Además, estos presupuestos se pueden adjuntar a una orden de compra (PO) específica para sincronizarla con los informes de gastos de adquisición de todos los proveedores.
En última instancia, las empresas pueden mejorar las compras de los usuarios finales con herramientas como la Compra guiada de Amazon Business y así mitigar el riesgo y garantizar el cumplimiento de las políticas y preferencias de la organización. Con la automatización de los procesos de adquisición comunes o repetitivos, particularmente en gastos indirectos, se puede prestar atención a un abastecimiento estratégico mayor.
